i2Brain als Projektplanungstool

Folgendes Szenario ist typisch bei allen Arten von Projekten, sei es

• ein Softwareprojekt,
• bei der Vorbereitung auf eine Ausstellung oder Messe,
• das Schreiben eines Berichts oder
• vor einer Hochzeit.

Sie legen ein Projekt an und erfassen die dazu gehörigen Aktivitäten. Hier als Beispiel ein Softwareprojekt:

Oder falls Sie es vorziehen, können Sie Ihre Informationen in Form einer MindMap^® anlegen:

Die Teammitglieder werden erfasst, und sogleich können Aufgaben verteilt werden:

Bald entsteht der Bedarf nach einer Zeitschiene. Hier wurden Kalenderwochen gewählt:

Die Farbe eines Elements gibt Aufschluss auf den Kollegen, der die  jeweilige Aktivität bearbeiten soll. (Schon sieht man, dass John wahrscheinlich in KW 40 allein arbeitet - müssen die Kollegen dann in Urlaub, oder sollte man die Planung jetzt schon überarbeiten?)

Eine genauere Zeitplanung der einzelnen Aktivitäten und der Einsatz eines Filters (Wer="John", siehe Titelleiste) führt zu folgender Ansicht:

Oben sehen Sie

• aufgeklappte Elemente,
• eine automatische Summenberechnung sowie
• die Möglichkeit, URLs (Dateinamen oder Web-Adressen) in einem Element zu speichern. 2 Klicks auf das Element öffnen das angegebene Dokument. So funktioniert i2Brain als Schalt- bzw. Sammelstelle für alle möglichen Informationen von verschiedenen Typen.

Sie verändern Elemente entweder durch Drag'n Drop in einer Spaltenansicht oder durch das Editieren des Textes, wie oben gezeigt wird.

Sobald Sie die Daten erfasst haben, fangen Sie an, die Darstellungen beliebig zu verändern: mit Farben, Filtern oder Spaltenansichten. Bei Projekten mit mehreren Dutzend bis zu mehreren Hundert Elementen entsteht ein verbessertes Verständnis des Geschehens. Das hilft allen bei der Suche nach Fehlern in der Planung.

Die hier verwendeten Aspekte, "Wer", "KW", "URL" und "Stunden", sind lediglich Beispiele. Sie können Ihre eigenen Aspekte frei bestimmen. Z.B. "Priorität", "Welche Abteilung das Element erledigen soll", "Status" (geplant, in Arbeit, fertig, getestet) usw.

Während das Projekt läuft, können berechtigte Mitarbeiter Elemente hinzufügen, ändern oder löschen. Z.B. schiebt der Projektleiter eine Aktivität von einer Woche in eine andere, oder er ordnet sie einem anderen Kollegen zu; Prioritäten können sehr einfach neu festgelegt werden. Der Mitarbeiter, der eine Aktivität erledigt, verändert den Status in einem Element. Sie haben einen Informationspool für Ihr ganzes Projekt.

Die Vorteile von i2Brain in der Projektplanung

So können Sie vom Brainstorming Meeting angefangen die Aktivitäten und Ressourcen während des Verlaufs des Projektes ständig auf dem Laufenden halten. Sie, Ihre Mitarbeiter sowie das Management sehen direkt, wie der Stand der Dinge ist.

Das heißt, die Verwaltung des Projektes ist komfortabler, weil sie einfacher, weniger aufwändig und transparenter ist.

Sie müssen nicht nach dem Kick-Off Meeting die dort gesammelten Ideen und Pläne abschreiben und in eine andere Form übertragen. Sie bleiben in derselben i2Brain-Datei. Alle Teilnehmer, die sich während des Projektes Ihre Planung anschauen, kennen sich aus, weil sie im Kick-Off daran teil hatten und mitgestaltet hatten. Sie fühlen sich in der Planung involviert.

Sie können sogar dieselbe i2Brain-Datei zum Controlling verwenden, indem Sie z.B. einen Aspekt "Stunden (Plan)" und eine andere "Stunden gebraucht" anlegen. Ein Vergleich liefert bestimmt interessante Einsichten.

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